Elektronische Kommunikation mit der Stadt Halver

Die elektronische Kommunikation mit der Stadt Halver richtet sich für den Bereich der Verwaltungsverfahren nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen sogenannten "Zugang" eröffnet hat. Die Stadt Halver hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation teilweise eröffnet.

Nachstehend wird die Art und Weise beschrieben, wie Sie mit der Stadt Halver elektronisch per E-Mail kommunizieren können. Beachten Sie dabei bitte, dass diese Hinweise nur für die Kommunikation mit der Stadt Halver gilt und nicht für Angebote von Dritten, auf die möglicherweise verwiesen wird (z. B. andere Behörden).

Bitte berücksichten Sie: Die Kommunikation per E-Mail über das Internet ist - technisch gesehen - unsicher. Unberechtigte Dritte können Kenntnis vom Inhalt von E-Mails nehmen und diese sogar manipulieren. Bei vertraulichen oder personenbezogenen Inhalten ist der Versand per E-Mail nicht zu empfehlen.

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt verfügbaren Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate werden in Halver verarbeitet:

• Adobe Acrobat ab Version 5 bis Version 6 (pdf),
• RichTextFormat (rtf),
• Microsoft Word 2003 (doc),
• Microsoft Excel 2003 (xls),
• Text (txt)
• Bilddateien (jpg, tif, bmp)
• Komprimierte Dateien (nur zip)

jeweils ohne Makros (diese Liste wird laufend aktualisiert). Für alle anderen Formate gilt: Ein rechtlicher Zugang Ihrer Erklärung erfolgt nicht, eine Rechtsverbindlichkeit entsteht nicht.

Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann die Mail ggf. nicht bearbeitet werden.

Die Größe der annehmbaren E-Mails wird beschränkt auf 2 Megabyte.
Bitte nutzen Sie Komprimierprogramme (nur zip-Format), um eventuell vorhandene Dateianhänge zu verkleinern, damit die Datenübertragung schnell und effizient verlaufen kann.

Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden Rahmenbedingungen können zur Folge haben, dass eine E-Mail von Ihnen eventuell nicht verarbeitet werden kann. In diesem Fall werden Sie - soweit möglich - darüber informiert.

E-Mails, die per Gesetz eine Schriftform erfordern (z. B. in förmlichen Verwaltungsverfahren), sowie verschlüsselte oder signierte E-Mails können nicht wirksam an die Stadtverwaltung gesendet, Verträge hierdurch nicht geschlossen und rechtlich bindende Willenserklärungen nicht abgegeben werden.

Bitte weichen Sie deshalb in den drei nachstehenden Fällen bis auf weiteres auf die konventionellen Kommunikationwege aus.

• Keine förmliche Zustellung auf elektronischem Wege
  In einem Verwaltungsverfahren, welches eine förmliche Zustellung erfordert, ist die elektronische Kommunikation zurzeit leider nicht möglich.
• Keine Unterstützung von Verschlüsselung
  Die Stadt Halver kann aus den dargelegten Gründen zurzeit noch keine verschlüsselten E-Mails entschlüsseln. Bitte senden Sie uns deshalb vertrauliche oder schutzwürdige Informationen nur auf konventionellen Versandwegen zu (Briefpost, Fax o. ä.). Eingehende verschlüsselte E-Mails werden nicht bearbeitet.
• Keine Unterstützung von Signaturen
  Entsprechend § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform in vielen Fällen durch die so genannte ?elektronische Form? ersetzt werden. Die Stadt Halver kann zurzeit noch keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit prüfen. Eingehende signierte E-Mails werden nicht bearbeitet.

Es wird zwischen E-Mails mit und ohne rechtserheblichem Inhalt unterschieden. Für die rechtserhebliche elektronische Kommunikation per E-Mail im Sinne des Verwaltungsverfahrensgesetzes hat die Stadt Halver eine zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet. Diese lautet:

                                                post@halver.de 

Bitte verwenden Sie ausschließlich diese E-Mail-Adresse für Verwaltungsverfahren gem.
§ 3a VwVfG.

Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot weitere E-Mail-Adressen einzelner Dienststellen oder Personen. Diese Mailadressen stellen keinen offiziellen Maileingang dar und bewirken keinen rechtsverbindlichen Zugang. Bitte nutzen Sie diese Adressen nur für E-Mails des einfachen ?Tagesgeschäftes?, die keine Rechtsverbindlichkeiten und Rechtsfolgen nach sich ziehen (sollen).

Sollten Sie auf diesem Wege Terminvereinbarungen vornehmen oder einfache, vielleicht sogar zeitgebundene Erklärungen abgeben wollen, wird empfohlen, sich den Empfang bestätigen zu lassen.

Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig oder verarbeitbar ist, setzen Sie sich bitte vorher mit dem zuständigen Sachbearbeiter oder - nur bei technischen Fragen - mit Herrn Weidenauer unter der Tel.: 0 23 53 / 73 - 113 in Verbindung.